町内会では、地域の皆さまに向けた情報共有の手段として回覧板が活用されています。
定例会の報告やイベントの案内、季節ごとの連絡事項など、暮らしに密接に関わる情報が盛り込まれています。
この記事では、町内会のお知らせ文の目的や構成、そしてすぐに使える例文を紹介します。
町内会のお知らせとは？その役割と目的
町内会のお知らせが果たす役割
町内会のお知らせは、地域住民の情報共有を円滑にするための重要な手段です。
行事や会合の案内、防災情報、清掃活動の連絡など、多岐にわたる内容を住民に確実に伝える役割があります。
地域コミュニティにおける情報共有の重要性
地域に住む人々のつながりを強め、安心して暮らせる環境を築くには、日常的な情報共有が欠かせません。
町内会のお知らせは、顔の見える関係づくりを支える土台となります。
回覧板で伝えるべき内容と構成
お知らせ文の基本構成とポイント
お知らせ文は、「挨拶文」「主文」「結び」の3部構成が基本とされています。
この構成を守ることで、読み手にとって分かりやすく、丁寧な印象を与えることができます。
各部はそれぞれ異なる役割を持ち、挨拶文では読み手への感謝や日頃の協力へのお礼を述べることで、文章の冒頭に柔らかさと礼儀を加えます。
主文では、伝えたい内容や具体的な行事の日時、場所、目的などを簡潔かつ明確に記載することが求められます。
結びの部分では、参加や協力を促す一言を添えるとともに、丁寧な締めくくりによって印象よく文章を終えることができます。
この3部構成を意識することで、誰にとっても読みやすく、誤解のないお知らせ文を作成できます。
挨拶文・主文・結びの具体例
【挨拶文】
日頃より町内会の活動にご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。 今後も皆さまのご支援のもと、地域の活動をより良いものにしてまいりたいと考えております。
【主文】
さて、下記のとおり定例会を開催いたしますので、お知らせ申し上げます。
ご都合のつく方は、ぜひご参加くださいますようお願いいたします。
【結び】
ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、地域の一体感を高める貴重な機会となりますので、何卒ご出席賜りますようお願い申し上げます。
町内会役員会からの通知の文例集
定例会の報告・議事録の書き方例
【例文】
3月定例会議事録
開催日：令和○年3月○○日（水）
場所：集会所
出席者：町内会役員12名、一般住民5名
欠席者：2名（事前連絡あり）
議題：
1. 春の清掃活動について
2. 防災訓練の実施案
3. 新年度予算の確認
協議内容：
・春の清掃活動は、昨年と同様に公園周辺と側溝の清掃を中心に行うことに決定。
・防災訓練は5月下旬に予定し、町内全体での参加を促すチラシを配布する。
・新年度予算については、広報費を増額し活動の見える化を進める。
決定事項：清掃活動は4月○日（日）午前9時から実施。
次回定例会：4月○日（水）午後7時より開催予定。
イベントや会合のお知らせ文例
【例文】
町内運動会開催のお知らせ
日頃より町内会活動にご協力いただきありがとうございます。
地域の皆さまとの交流を深め、運動と親睦を目的として、下記のとおり町内運動会を開催いたします。
開催日：5月○日（日）
場所：市立第三小学校 校庭
集合時間：午前9時
開始時間：午前9時30分
終了予定：午後3時（昼食休憩あり）
競技内容：玉入れ、リレー、綱引き、子ども向けゲーム、高齢者向け体操など
持ち物：飲み物、タオル、帽子、動きやすい服装
雨天時：5月○○日（日）に順延
当日は、昼食として軽食や飲み物の販売も予定しております。
ご家族おそろいでのご参加を心よりお待ちしております。
ご不明な点がございましたら、町内会役員までお問い合わせください。
季節別・状況別のお知らせ文例
春・夏・秋の行事案内の例文
【例文】
春の花植えボランティア募集
町内の美化活動の一環として、春の花植えを行います。
花植えは地域の景観向上だけでなく、参加者同士の交流を深める良い機会でもあります。
初めての方やお子様連れの方もお気軽にご参加ください。
日時：4月○○日（土）午前10時～12時頃まで
集合場所：公園前広場（開始10分前にはお集まりください）
作業内容：花壇の整備、花苗の植え付け、水やり等
準備物：軍手、帽子、飲み物（スコップなどの道具は町内会で準備いたします）
服装：汚れてもよい動きやすい服装でお越しください
雨天時：小雨決行、荒天時は翌週に順延（詳細は当日朝回覧板または掲示板でお知らせ）
参加いただいた方には、終了後に温かいお茶と軽いお菓子をご用意しております。
地域の皆さまとともに、気持ちのよい春を迎えましょう。
ご協力を心よりお願い申し上げます。
すぐに使えるお知らせ文テンプレート
汎用テンプレートとカスタマイズのコツ
【テンプレート】
〇〇のお知らせ
日頃より町内会の活動にご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。
下記のとおり、〇〇を実施いたしますので、内容をご確認のうえ、ご協力をお願いいたします。
日時：〇月〇日（〇）〇時～〇時（予定）
場所：〇〇（詳細な所在地や目印などを記載）
内容：〇〇（目的・背景・実施内容など簡潔に）
持ち物・服装：〇〇（必要があれば）
雨天時の対応：〇〇（予備日・中止の判断方法など）
連絡先：町内会役員 〇〇（電話番号・メールなど）
ご不明な点やご質問がございましたら、遠慮なく町内会役員までお問い合わせください。
皆さまのご参加・ご協力を心よりお待ちしております。
【カスタマイズのコツ】
テンプレートは、行事の種類や目的、規模に合わせて柔軟に調整することが重要です。 たとえば、小規模な作業案内であれば簡素な表現でも十分ですが、大規模イベントや安全面に配慮が必要な行事では、詳細な案内や注意事項を加えることで参加者の理解と安心感が高まります。
また、地図の添付や掲示板との併用、LINEグループやメールとの併用も効果的です。
行事の主旨を明確にし、誰にでも分かりやすく読みやすいレイアウトでまとめることが、伝わるお知らせ作成のコツです。
まとめ
町内会の回覧板のお知らせは、地域のつながりを育む大切な役割を果たしています。
基本構成と文例を参考にすることで、誰でも分かりやすく効果的な案内文を作成できます。
今後の町内会運営や情報共有に、この記事の文例をぜひご活用ください。